在經(jīng)濟(jì)全球和客戶需求的多元化背景下，市場競爭日益激烈，企業(yè)僅依靠自身資源進(jìn)行自我調(diào)整已經(jīng)不足以滿足市場變化的需要，采購成本高，效率低，管理難，這是困擾著眾多企業(yè)的難題。為了改進(jìn)采購上存在的問題，各大企業(yè)費(fèi)盡心機(jī)，然而成效甚微。

傳統(tǒng)的采購管理模式是導(dǎo)致問題的根源。從傳統(tǒng)的采購管理模式來看，傳統(tǒng)的采購模式習(xí)慣將物料采購和物料管理混為一體。物料管理、采購管理、供應(yīng)商管理由一個(gè)職能部門來完成，缺乏必要的監(jiān)督和控制機(jī)制；第二，由于大部分的采購操作和與供應(yīng)商的談判是通過電話來進(jìn)行的，沒有必要的文字記錄，采購信息和供應(yīng)商信息基本上由每個(gè)業(yè)務(wù)人員自己掌握，信息沒有共享，可追溯性差，對(duì)人的依賴程度大；第三，采購控制屬于事后控制，增加了很多必要的損失。這三方面的原因直接導(dǎo)致了以上的問題。

數(shù)商云貿(mào)就以上問題，結(jié)合現(xiàn)代采購管理新理論研發(fā)了一些采購信息管理系統(tǒng)，從采購的流程入手，通過事前控制、事中監(jiān)督、事后控制徹底地解決了采購中存在的問題。數(shù)商云貿(mào)跟大家講講新的技術(shù)是如何解決以上問題的。

（1）供應(yīng)商信息管理。建立對(duì)供應(yīng)商的檔案化管理機(jī)制，記錄供應(yīng)商的成交記錄、價(jià)格，及時(shí)性等指標(biāo)，通過指標(biāo)分析，實(shí)行考評(píng)動(dòng)態(tài)管理形成貨源穩(wěn)定、質(zhì)量優(yōu)質(zhì)、價(jià)格合理的供應(yīng)商伙伴關(guān)系，通過長期協(xié)作關(guān)系的建立，可以有效地避免分散采購帶來的質(zhì)量差等弊端。

（2）選擇最優(yōu)的供應(yīng)商。數(shù)商云采購管理系統(tǒng)對(duì)市場上的供應(yīng)信息加以記錄、分析，準(zhǔn)確把握各種需求物資的市場走向、精準(zhǔn)價(jià)格、需求等信息，避免盲目采購。

（3）信息共享。采購信息系統(tǒng)能夠?qū)⒉少弳闻c項(xiàng)目、財(cái)務(wù)等部門的信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)，增加信息的透明度，提高采購效率。

（4）分析預(yù)測。采購管理系統(tǒng)對(duì)每次的采購過程生成實(shí)時(shí)的績效報(bào)表。通過報(bào)表，管理人員能夠追溯整個(gè)采購的過程，并分析并發(fā)現(xiàn)其中的問題，提出下一步的改善意見。

（5）監(jiān)督有方。系統(tǒng)提供了多種查詢途徑，如采購單編碼、供應(yīng)商號(hào)、采購員代碼、交貨日期等進(jìn)行查詢，及時(shí)跟蹤采購合同執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理有問題，則可以馬上做出反應(yīng)，減少成本浪費(fèi)。

（6）審批嚴(yán)格。雖然在傳統(tǒng)模式下，我們也強(qiáng)調(diào)采購管理要按照一定的層次進(jìn)行控制，但是在實(shí)際操作中要做到這點(diǎn)非常難。通過采購管理系統(tǒng)建立采購單據(jù)的審批控制流程，可以控制不同職責(zé)的員工可以采購哪種物料，其采購金額上限是多少，超過一定的金額必需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，否則系統(tǒng)中將無法繼續(xù)處理該單據(jù)。

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作者：云朵匠 | 數(shù)商云(微信ID：shushangyun_com)

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